MoMo #75 – Time Management tips from full-time working bloggers

Let’s be real – blogging sometimes (often 😉 ) makes me go a bit cray cray. Reason number 1? Lack of time! When having a full time job next to a blog you are passionate about, juggling the little time you have left becomes quite a challenge. And that challenge is impossible to cope with without having the right time management techniques. So, to improve mine (and yours 😉 ) I decided to ask my favorite bloggers who also have another full-time job about their best tips on time management.

Seien wir ehrlich, Bloggen treibt mich manchmal (ziemlich oft 😉 ) etwas in den Wahnsinn. Der Grund? Zeitmangel! Ja, einen leidenschaftlich geführten Blog neben einem Vollzeit Job zu betreiben ist eine ziemliche Herausforderung. Und diese Herausforderung ist kaum zu meistern, ohne dass man gewisse Zeit-Management Techniken einsetzt. Um sowohl euren als auch meinen Techniken etwas nachzuhelfen, habe ich meine liebsten Blogger Kolleginnen, die ebenfalls einem (anderen) Vollzeit Job nachgehen, gefragt, was ihre besten Tipps in Sachen Zeit Management sind.

Verena from My Philocaly counts on a strict routine that she integrates into her 41 hour work week

Blogging alongside a full time job is really demanding. In my opinion this only really works if you dedicate yourself to it completely and if you are willing to sacrifice every spare minute you have at hand to your blog. Motivation is half of it! But you will not fully get around bumps and frustration along the way, especially when you realize that time is too scarce for you to realize those ideas you have in mind.  I have a 41 hour week and it takes me one hour to get to work and one hour to get back. This means I am usually already occupied for 10-11 hours each day. And after work there are other obligations that need your attention, like shopping groceries and cleaning up. A certain routine does the trick for me. I utilize the lunch break to answer emails, tend to the social media channels and jot down ideas for blog posts. Then I usually spend 1-2 additional hours each night for my blog instead of watching TV. Most crucial is the weekend, though, as I finish up all the posts for the upcoming week. Saturdays are blocked for taking pictures at home (e.g. products, flatlays, …) and writing posts. Every Sunday we shoot around two outfits. Subsequently I edit the pictures and upload them to WordPress. Usually the text is already finished by then, so I just need to add the pictures.

So, what is my best time management tip? Develop a routine that matches your personal schedule! Identify the slots you have during each day to do blog work and schedule all the activities that go along with blogging (taking pictures, writing articles, answering mails, …). For me it works best if I know specifically which task is to be done at what time. Lunch break: mails, social media, planning blogposts / Evening: writing articles / Saturdays: finishing articles, SEO, product shootings / Sundays: outfit shooting, picture editing. Your good friend is a journal. There are some nice ones specifically made for bloggers, but also normal ones do the trick. Here you can note down to do’s, time frames for when which article is going to go online, what is yet to be done and of course new blogpost ideas.

Verena von My Philocaly setzt neben ihrer 41 Std-Woche auf eine feste wöchentliche Routine, die sich realistisch in den Alltag integrieren lässt

Neben einem Vollzeitjob zu bloggen ist wirklich ziemlich fordernd. Das funktioniert meiner Meinung nach nur dann, wenn man mit Herzblut dabei ist und bereit ist jede freie Minute in den Blog zu investieren. Motivation ist die halbe Miete! Frust bleibt aber nicht aus, wenn man kaum Zeit findet die eigenen Ideen umzusetzen. Ich habe eine 41 Stunden Woche und fahre täglich jeweils eine Stunde zur Arbeit und zurück. Ich bin also meistens 10-11 Stunden außer Haus. Aber nach der Arbeit warten in der Regel auch noch andere Verpflichtungen wie Wocheneinkauf oder Haushalt. Mir hilft hier eine gewisse Routine sehr gut. Die Mittagspause nutze ich um Emails zu beantworten, Social Media Kanäle zu bespielen und Ideen für Blogposts zu notieren. Jeden Abend investiere ich nochmal 1-2 Stunden in meinen Blog anstatt vor dem TV zu sitzen. Am wichtigsten ist aber das Wochenende, denn hier stelle ich alle Posts für die kommende Woche fertig. Am Samstag werden Fotos geschossen, die ich zu Hause machen kann (z.B. Produkte, Flatlays, etc.) und Posts geschrieben. Jeden Sonntag shooten wir in der Regel 2 Outfits. Anschließend bearbeite ich die Bilder und lade sie in WordPress hoch. Die Texte für den Post sind dann in der Regel schon geschrieben und ich muss nur noch die Bilder einfügen.

Was ist also mein bester Zeitmanagement Tipp? Entwickle eine Routine, die zu deinem persönlichen Alltag passt! Überlege wann du Zeit für den Blog frei machen kannst und welche Aufgaben für den Blog zu erledigen sind (Fotos machen, Artikel schreiben, Mails beantworten, etc.). Für mich funktioniert es am besten, wenn ich weiß wann welche Aufgaben erledigt werden. Mittagspause: Mails, Social Media, Blogposts planen / Abends: Artikel schreiben / Samstags: Artikel fertig stellen, SEO, etc. und Produktshootings  / Sonntags: Outfit Shooting, Bildbearbeitung.  Super hilfreich ist auch ein Planer. Es gibt tolle Modelle für Blogger aber auch ein normaler Planer tut es. Hier kann man To Do’s notieren, eintragen wann welcher Artikel online gehen soll und was noch zu tun ist und natürlich Ideen für neue Posts festhalten.

Julia from Chic Choolee likes to use the classic to-do list with strict priorities

My Mom would laugh now, if she knew I am being asked about time management. She always says: time management is Julia’s favorite word and “we should all take a little inspiration from her in this regard” 😉

My best tip: start to-do-listing your life! Write down what needs to be done and assign priorities. In addition to that I write down very important things on separat notes and work on those first. Also you should plan and work ahead as often and as good as possible. There are an abundance of useful tools and apps that can help you be more efficient. For Instagram I really like to use the app Mosaicpo, on Facebook I like to plan my postings and my blog posts are also prepared beforehand if possible.

Fact on the side: Besides my travel & style blog I work in a neurological rehabilitation clinic – a complete opposite to the creative blogging occupation. That is why I think blogging is a perfect complementary creative outlet for me.

Julia von Chic Choolee nutzt gerne die klassische To-Do Liste mit klaren Prioritäten

Meine Mama würde jetzt lachen, wenn sie wüsste, dass ich hier über Zeitmanagement befragt werde. Sie sagt nämlich immer: „Zeitmanagement ist Julias Lieblingswort und wir sollten uns alle eine Scheibe abschneiden“.

Mein bester Tipp ist, sich eine To-Do Liste anzulegen. Außerdem notiere ich mir die wichtigsten Dinge dann noch separat auf einen Zettel und arbeite diese zuerst ab. Zudem sollte man sich Prioritäten setzten und so gut es geht vorausplanen und vorarbeiten. Es gibt ja bereits viele hilfreiche Tools und Apps die einem dabei helfen, effizienter zu Arbeiten. Für Instagram verwende ich total gerne das App Mosaicpo, auf Facebook plane ich sehr gerne meine Postings vor und die Beiträge für den Blog werden auch – sogut es geht – vorgefertigt.

Neben meinem Travel & Style Blog arbeite ich übrigens in einer neurologischen Rehabilitationsklinik / Sonderkrankenanstalt – das komplette Gegenteil zum kreativen Blogger Beruf. Deshalb sehe ich das Bloggen als perfekten Ausgleich.

Theresa from Stylemocca knows the business – both from a blogger’s perspective and as an employee at the brand and influencer marketing departement from Zalando

Planning is key here. At the beginning of the week I structure and schedule all tasks and activities that need to be done for the blog. Ideally I already set a time frame for each activity and free up some of the weekend to be more relaxed about it. Of course all activities need to be coordinated with the blog partner, which can be quite the challenge at times, but is crucial for keeping up a successful and well functioning blog.

Next to planning, I also believe one of the most important virtues for blogging is self-motivation. Without it, I believe, it is next to impossible to have a blog and a full time job at the same time. If I didn’t have a strong discipline and my excitement for blogging that kick me out of bed on weekends, I would never be able to run both the blog as well as the Instagram account the same way like I do right now.

Theresa von Stylemocca kennt das Business nicht nur aus Blogger-Perspektive, denn sie arbeitet im Brand & Influencer Marketing von Zalando

Planung ist meiner Meinung nach das A und O. Ich plane am Anfang der Woche alle Dinge, die in der kommenden Woche für den Blog erledigt werden müssen. Im Optimalfall plane ich für alle Aktivitäten auch schon fixe Zeitfenster ein, um so vor allem das Wochenende entspannter angehen zu können. Natürlich müssen die Aktivitäten auch immer mit dem Blogpartner koordiniert werden, was manchmal eine kleine Herausforderung, aber super wichtig für einen funktionierenden Blog ist.

Was neben der Planung meiner Meinung nach ebenfalls essenziell ist, ist die Eigenmotivation. Ohne eine riesen Portion an Motivation ist es – das glaube ich zumindest – fast unmöglich einen Blog und einen Vollzeitjob unter einen Hut zu bekommen. Wäre am Wochenende nicht immer meine eiserne Selbstdisziplin und meine Begeisterung fürs Bloggen, die mich morgens aus dem Bett werfen, könnte ich den Blog und meinen Instagram Account nicht so führen wie momentan.

Verena from Verena-Ahmann.com swears by a whole lot of notes and her supportive family

Next to two days a week at MAC Cosmetics, I am freelancing as a hair & make-up artist the rest of the week, where I give workshops, lead seminars and work for different campaigns. One great thing about my job is the freedom of scheduling, so my work activities can leave enough time in between for blogging. Additionally, blogging matches my job perfectly and there are a number of synergy effects that come from both.

But even if I have a little time here and there, I am working 7 days a week. And because I have to coordinate a lot of stuff, I have to make sure not to forget about anything. That is why I resort to a whole bunch of notes on paper to remind me.

In addition to that I am super happy about my great family, that supports me whereever it can, especially when it comes to photos. But still it absolutely requires discipline, fun and motivation about what you are doing. If you really like doing something, you will be able to make it work.

Verena von Verena-Ahmann.com schwört auf jede Menge Notizen, sowie ihre unterstützende Familie

Als Hair & Make-up Artist arbeite ich neben meiner Anstellung bei MAC Cosmetics, wo ich zwei Tage die Woche bin, sonst komplett freiberuflich. Ich leite Seminare, gebe eigene Workshops und bin für verschiedene Kampagnen gebucht. Das Gute an meinem Job ist, dass ich vieles so legen kann, dass ich mir das mit dem Bloggen gut einteilen kann. Der Blog passt natürlich optimal zu meinem Job und lässt sich deshalb sehr gut in meinen Alltag integrieren.

Aber auch, wenn zwischendrin mal Luft ist, arbeite ich eigentlich 7 Tage die Woche. Ich muss vieles koordinieren und darf da nichts vergessen – Es darf einfach nichts untergehen. Ich mache mir daher immer ganz viele Notizen damit das nicht passiert.

Außerdem bin ich sehr froh, eine so tolle Family zu haben, die mich voll und ganz unterstützt, gerade wenn es um die Fotos geht.
Es gehört defintiv Disziplin dazu und auch Spaß an der Sache. Wenn man etwas sehr gerne macht, dann schafft man auch alles.

Dani from Dani Nanaa finishes all the small tasks first to then put her attention to what is most important

Time management is an absolute necessity in my daily life in order to yield good results and stay healthy. After all you don’t just live to work and withstand the pressure of today’s society.

Each day I scan my journal in order to see what tasks and deadlines are ahead and which activities have the highest priority. Then I plan which activities are the most time consuming and require a clear mind and which don’t. This already leads to a prioritized order of things to do. Then I set time frames for each of those tasks.

I usually start with what can be done quickly (typically emails or answering comments on the blog). Consecutively, I focus on my social media channels and look at new uploads from Instagrammers, thank my followers for their lovely comments and comment or like back – this makes me really relax my mind and it is great fun for me. Fun is really important here, because it gives you the required extra motivation. Afterwards I need to concentrate again in order to plan new blog topics and write blog posts.

The same is true for my everyday life at work in a travel and event agency. I start with the tasks that are easy to tackle and take only little time and then dedicate myself to the more sophisticated stuff. Because once you have already finished some parts of your workload, it gives you a good feeling and brings motivation and energy for what is left to do.

Dani von Dani Nanaa erledigt erst alle kleinen Aufgaben um anschließend die volle Aufmerksamkeit fürs Wesentliche zu haben

Zeitmanagement ist für mich eine absolute Notwendigkeit in meinem Alltag, um gute Ergebnisse zu erzielen und gleichzeitig gesund zu bleiben. Denn man lebt schließlich nicht nur, um zu arbeiten und dem Druck der heutigen Gesellschaft Stand zu halten.

Jeden Tag werfe ich morgens einen Blick in meinen Kalender und schaue mir an, was an diesem Tag bzw. in dieser Woche ansteht und welche Dinge Priorität haben. Danach plane ich, für welche der Aufgaben ich mehr Zeit und einen klaren Kopf brauche und für welche eher weniger. Dadurch lege ich eine Reihenfolge fest und plane, welche Aufgaben ich wann erledige.

Meistens beginne ich mit den Sachen, die ich recht schnell bearbeiten kann ( klassischerweise Mails und Kommentare auf dem Blog beantworten). Anschließend widme ich mich meinen Social Media Kanälen und schaue mir neue Bilder von Instagrammern an, bedanke mich bei den lieben Kommentaren und kommentiere/like zurück – hier kann ich so richtig abschalten und hab sehr viel Spaß dabei. Spaß ist hierbei meiner Meinung nach besonders wichtig, weil er einem zusätzlich Motivation gibt. Nun ist wieder Konzentration gefragt, denn ich plane neue Blog-Themen oder schreibe meine Texte zu bereits geplanten Themen.

Das gleiche gilt eigentlich auch für meinen Arbeitsalltag in einer Reise-und Eventagentur – ich fange mit den Aufgaben an, die fix erledigt sind und widme mich dann den aufwändigeren Sachen. Denn wenn man einen Teil erledigt hat, bekommt man zusätzlich ein gutes Gefühl und ist motiviert und voller Energie für die kommenden Tätigkeiten.

The time management tips from Tatjana (Pastellrose) can be found in those four catchy bullet points

• Do not overstrain yourself and set realistic goals
• Keep up a rigid structure but also allow yourself breaks for relaxation
• Get yourself a yournal (or use your phone for that matter)
• Accept help and be able to assign tasks to others without feeling like you are losing control – it saves time and energy

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Die Zeitmanagement Tipps von Tatjana (Pastellrose) fasst sie in vier wesentliche Punkte zusammen

• Sich nicht überfordern und realistische Ziele setzen
• Eine feste Struktur einhalten jedoch auch Pausen zur Erholung gönnen
• Sich einen Terminplaner zulegen (oder den Handy Kalender nutzen, wer es lieber elektronisch mag)
• Hilfe annehmen und Aufgaben auch mal abgeben können – spart Zeit und Nerven

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