MoMo #66 – How I became a pro in time management (and you can, too)

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Ever since I am an adult (or something close by) I always remember having the feeling of too much to do in too little time. You feel me? Then read on my personal story of how I tackled time management and how you can do it too.

Adding more and more to the sack

Our current society is somewhat paradoxical to me: even though we have great technology, are super connected, can have every information at any time, we basically all feel stressed 24-7. While numerous parts of our daily routines constantly got more efficient, automated and optimized, we became a nervous, unsatisfied, version of ourselves, running around with to-go coffees and always lacking in time. This. is. ODD.

Unlike many others, I actually do not believe that the level of stress we are experiencing is just a perception and not a result of substantially higher workloads. In my opinion, our well-developped global connectivity made us realize that there is just so much more to life. And we tend to want it all. While our parents only were confronted with role models and supposedly perfect lives of others in American movies, we are exposed to this on a daily – through social media. Social media is a blessing and a curse – its ‘perfection lense’ makes us want to become the best version of ourselves but at the same time it keeps on adding more and more activities to the sack. We want to always dress perfectly, eat healthy and fancy food, work out regularly, advance our career, have interesting hobbies, set up a stylish home, have fun nights with friends, visit those 15 new restaurants… I caught you, right?

So that’s basically what happened to me: with the years I kept on adding more and more regular activities to my schedule, believing it’s all going to work out somehow. After numerous failures, hopeless hours and the one or other tear (‘There’s just no way I can finish all of this’), I feel like I am ready to share the corner stones which made me become a pro in time management and handle our busy lives nowadays.

Set your focus

I really like this sack of tasks image! So imagine you keep adding more and more tasks to a sack (or make it a fancy handbag) with just a limited capacity. At some point of time it will rip and until then it will still be hella heavy!

One thing I had to admit to myself is that adding new tasks can somewhat be absorbed by getting more productive but at some point in time you will just have to get rid of other tasks – which I did. I eliminated some procrastination routines, hardly watch any television and yes, also reduced my leisure time. In addition, I got rid of people who were actually just steeling my energy. Sounds harsh, but hey – we’re talking becoming a champ in time management here, right?

Structure is key

Thank god my mother educated me to be a structure lover and organization freak. I actually think it results from us playing school already when I was three years old and me having a schedule already back then. So, being structured came always easy to me but there were certain factors which made me tweak my whole system.

Whenever I get overwhelmed with too many tasks, I always stick to a certain way of sorting them. First, I get rid of all tasks which take less than two minutes – you will be surprised how many of the things you keep on postponing can actually be tackled in as little as 120 seconds. Afterwards, I sort all my remaining tasks by urgency. And now the crucial step: within the urgent tasks, I try to start with those which demand the most creativity, out of the box thinking and basically just give me that ‘Ugh’-feels because I know they will be a tough nut. However, finishing those tasks first will not only result in having this nasty thing off the plate – it will also work as some kind of catalyst to get the rest of your work done. Once I reach the easy no-brainer type of tasks, I batch them in packs of similar activities and simply work them off.

Take care of yourself

It took me quite a while and several awful days at uni/work (after being up half the night) to realize, that time management does not only happen while you’re trying to get work done. In fact, I would say that our individual daily productivity levels are determined by the general conditions of our body and health by as much as 60 %.

Taking care of yourself is basically providing the right tools and mindset to your body. Only once I started getting enough sleep, maintaining a well-balanced diet and working out I felt like I was able to utilize my brain’s full potential. In addition, I believe in establishing rituals. Trying out different morning and evening routines and sticking to what feels good will automatically structure your day and give your body and brain something to rely on – continuity. I wrote a separate post on morning routines of successful people here.

My secret holy grail

The ultimate enhancement in my time management skills however happened not earlier as six months ago. I attended a course in GTD (=Getting Things Done) which honestly turned my life around. It’s only since I’ve been to the course that I finally feel less stressed, 100 % organized and don’t have the fear of missing out on things anymore. To those of you who are not familiar with GTD yet – it is basically a concept developed by David Allen, a former management consultant, which equips you with all the right tools and mindset for structuring your life, getting things done and basically living happily ever after – NO JOKE! If you ever woke up in the night with an adrenalin rush because you realized that you forgot about a crucial task or deadline – you seriously need to do this course or read the book. P.S.: They’re not paying me to say this 😉

Some things change, while others never will – and they don’t have to

On my path to nailing it in time management, I had to adjust certain things in my life, my personal attitude and behavior and give up nasty habits. One of those was definitely quitting multitasking. While multitasking is often considered as some kind of virtue most women are blessed with, I realized it is more of a vicious circle and a dead end to productivity. It is scientifically proven that multitasking does not lead to saving time. In addition, it significantly increases error making, dissatisfaction and individual stress perception. Enough reasons to quit it, right?

Still, there are some things I’m used to which I will probably never give up, e.g. an ‘oldschool’ yearly planner – in paper form. Need one for 2017 still? Then check out this post with the fanciest options.

I sincerely believe that everyone has to go through his own improvement process when it comes to time management. However, trying out techniques which worked for other people helps in finding out what will work for yourself and thus creating your very own guide on how to become a pro in time management. Have a successful week! XX Jecky

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Seit ich wohl so etwas wie ‘erwachsen’ bin (oder es zumindest vorgebe zu sein 😉 ), begleitet mich ständig das Gefühl, zu viel in zu wenig Zeit erledigen zu müssen. Das Gefühl kennt ihr nur zu gut? In meinem heutigen Motivation Monday erzähle ich euch, wie ich ein Zeit Management Pro geworden bin und ihr es auch schaffen könnt.

Wenn der Zeitplan immer voller wird.

Unsere momentane Gesellschaft wirkt auf mich so paradox: obwohl wir über tolle Technologien verfügen, super vernetzt sind und jegliche Informationen zu jedem Zeitpunkt abrufen können sind wir  ständig und jeden Tag gestresst. Während zahlreiche Bereiche unseres täglichen Lebens immer effizienter, automatisierter und optimierter funktionieren, entwickelten wir uns zu unzufriedenen Nervenbündeln – immer mit einem Kaffee to go in der Hand. Komisch, oder?

Entgegen der Meinung vieler glaube ich nicht, dass wir uns das Ganze nur einbilden, dass aufgrund unseres Wohlstands Stress als neues Problem herhalten muss. Meiner Meinung nach haben wir gerade durch die globale weit entwickelte Vernetzung verstanden, dass das Leben noch so viel aufregender und bunter sein kann als der Status Quo. Und wir wollen alles erleben – am Besten sofort.  Während unsere Eltern mit dem vermeintlich aufregenden und perfekten Leben anderer nur in Hollywood Filmen konfrontiert wurden, sind wir dem täglich ausgesetzt – sozialen Medien sei Dank. Soziale Medien sind Segen und Fluch zugleich – die ‘perfektionierende Linse’ durch die wir täglich blicken sorgt oft dafür, dass wir unser Leben ändern und besser werden wollen. Doch gleichzeitig bringt dieses Verlangen auch einen immer volleren Zeitplan mit sich. Wir wollen immer perfekt angezogen sein, gesunde und angesagte Gerichte essen, sportlich sein, unsere Karriere voran treiben, aufregende Hobbies und ein stylisches Zuhause haben und außerdem noch diese 15 neuen fancy Restaurants besuchen… Na, wer erkennt sich wieder?

Ziemlich genauso erging es mir: ich habe mehr und mehr Aktivitäten in meinen Tagesablauf gestopft und geglaubt, dass es sich schon alles ausgehen wird. Nach einigen Malen des Scheiterns, hoffnungslosen, verzweifelten Stunden und dem ein oder anderen Tränchen (‘Das kann ich doch alles unmöglich schaffen’), fühle ich mich bereit meine besten Tipps zum Thema Zeit Management mit euch zu teilen. Denn diese haben mir ungemein dabei geholfen, das vielbeschäftigte Leben, das die meisten von uns führen, täglich zu bewältigen.

Setzt euren Fokus

Erinnern wir uns nochmal an den letzten Absatz und stellen uns unseren Tagesablauf als einen zunächst leeren Sack (oder besser: eine schicke Handtasche 😉 ) vor. Und dann fangen wir an, diesen mit lauter Aufgaben voll zu packen, eine nach der anderen, bis kaum noch etwas hinein passt. Irgendwann wird dieser Sack reißen und bis dahin ist er außerdem einfach unmöglich schwer!

Etwas, das ich mir selbst eingestehen musste, ist, dass man sich selbst nicht unendlich mit To-Do Punkten beladen kann. Bis zu einem gewissen Grad ist das zwar möglich und durch höhere Produktivität gelingt es einem, mehr Dinge in der gleichen Zeit zu erledigen. Doch irgendwann beschloss ich einfach, mich von Aufgaben auch wieder zu befreien. Ich befreite mich von der Angewohnheit, Dinge immer hinauszuschieben, ich sehe kaum fern und ja, auch die Freizeit habe ich für andere Dinge etwas eingeschränkt. Außerdem habe ich auch einige Menschen aus meinem Leben verbannt, die lediglich meine Zeit und Energie in Anspruch genommen haben. Klingt hart, ist oft aber einfach unumgänglich.

Struktur als Schlüssel

Ich denke, ich wurde bereits durch meine Mutter schon zu einem strukturierten, organisierten Menschen erzogen. Wahrscheinlich dadurch, dass wir früher immer ‘Schule’ gespielt haben und ich so schon sehr früh einer Art Stundenplan folgen musste, haha! Strukturiert zu sein fiel mir zwar immer leicht, an ein paar Schrauben ließ sich aber auch hier drehen.

Wann immer ich mich von zu vielen Aufgaben erschlagen fühle, halte ich mich an eine bestimmte Vorgangsweise. Zunächst erledige ich alle Aufgaben, für die ich nicht länger als 2 Minuten benötige. War ich überrascht, was sich alles in 120 Sekunden vom Tisch schaffen lässt! Anschließend sortiere ich die verbleibenden Aufgaben nach Dringlichkeit. Und nun der entscheidende Schritt: innerhalb der dringendsten Aufgaben beginne ich mit dem, was am meisten Kreativität und Mühe benötigt. Ich beginne mit den Aufgaben, die mir ein richtig mulmiges Bauchgefühl geben, weil ich weiß, dass sie mir am meisten abverlangen werden, dass die Aufgabenstellung vielleicht noch total unklar ist.  Sind diese erst einmal erledigt, setzen sie so viel Energie frei – fast wie ein Katalysator für die Produktivität im weiteren Tagesverlauf. Sobald ich bei den einfacheren Aufgaben angekommen bin, gruppiere ich diese nach ähnlichen Aktivitäten und arbeite sie ab.

Seid gut zu euch selbst

Es hat mich einige Zeit (und schreckliche Tage in der Uni, die auf schlaflose Nächte folgten) gekostet ,zu begreifen, dass Zeit Management nicht nur während des Arbeitens an sich geschieht. Tatsächlich glaube ich, dass unser tägliches Produktivitätsniveau zu etwa 60 % von unserer körperlichen Verfassung und unserer Gesundheit abhängt.

Sind wir gut zu uns selbst, statten wir unseren Körper und unser Gehirn also sozusagen mit dem richtigen Werkzeug aus, um produktiv zu sein. Nur durch genügend Schlaf, ausgewogene Ernährung und regelmäßige Bewegung fühle ich mich so, als könnte ich mein volles Potenzial ausschöpfen. Außerdem glaube ich ganz stark an (Morgen-)Rituale. Eine bestimmte Routine zu haben und sich daran zu halten strukturiert den Tag und liefert dem Körper und Gehirn etwas, worauf sie sich ‘verlassen’ können – Kontinuität. Einen Post zu Morgen-Ritualen erfolgreicher Menschen findet ihr hier.

Mein best gehütetstes Geheimnis

Die ultimative Verbesserung meiner Zeit Management Skills geschah jedoch erst vor ca. 6 Monaten. Ich besuchte einen GTD (=Getting Things Done) Kurs, der wirklich mein Leben veränderte. Erst seit diesem Kurs habe ich das Gefühl, weniger gestresst zu sein und meine Verpflichtungen zu 100 % unter Kontrolle zu haben. Falls GTD euch erstmal nichts sagt – es handelt sich im Prinzip um ein Konzept, das von David Allen, einem ehemaligen Unternehmensberater, entwickelt wurde und euch die richtigen Mittel und Werkzeuge zur Verfügung stellt um euer Leben zu strukturieren und alles, was ihr euch vornehmt, zu meistern. Wenn ihr auch schon mal Nachts schweißgebadet aufgewacht seid, weil euch einfiel, eine Deadline vergessen zu haben, müsst ihr unbedingt den Kurs belegen oder das GTD Buch lesen – und ich werde für diese unverschämte Werbung nicht bezahlt 😉

Manche Dinge ändern sich wohl nie – müssen sie aber auch nicht

Um im Zeit Management immer besser zu werden, musste ich einige Dinge in meinem Leben anpassen, meine persönliche Einstellung ändern und viele nervige Angewohnheiten loswerden. Eine davon: Multitasking. Zwar wird dies oft als eine Art weibliche Begabung verstanden, ich habe jedoch für mich festgestellt, dass Multitasking ein Teufelskreis ist und jegliche Produktivität zunichte macht.  Inzwischen ist wissenschaftlich erwiesen (weiß ich übrigens aus meinem schlauen GTD Buch), dass Multitasking keine Zeit spart. Dafür sorgt es für Unzufriedenheit, fehlerbehaftetes Arbeiten und eine erhöhte subjektive Stresswahrnehmung. Grund genug, es ein für alle Mal aufzugeben!

Es gibt natürlich trotzdem Dinge, an denen ich schon seit Jahren festhalte und sie wohl nie aufgeben werden, egal für wie unproduktiv oder veraltet sie manche halten mögen. So auch Kalender und Planer in Papierform. Die schönsten und stylischsten für 2017 findet ihr übrigens hier.

Ich glaube wirklich daran, dass es für jeden ein individuelles perfekt passendes Zeit Management Konzept gibt. Jedoch kann es nie schaden, Techniken, die bei anderen gefruchtet haben, für sich auszuprobieren und so per ‘Trial and Error’ seinen ganz persönlichen Weg zum Erfolg zu finden. Ich hoffe, meine Erfahrungen helfen euch dabei ein Stück weiter! Habt eine erfolgreiche Woche. XX Jecky

How I became a Pro in Time Management

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5 Comments

  1. November 21, 2016 / 12:21 pm

    Ein sehr informativer Beitrag, der mir mehr als gelegen kommt:) Dieses Semester verlangt die Uni mir so viel ab, dass alles andere auf der Strecke bleibt, ich es nicht mehr so regelmäßig schaffe zu bloggen und immer gestresst bin – einfach nervig! Mein ständiger Perfektionisums ist da leider auch kein guter Freund;) Ich werde mir direkt das Buch bestellen:)

    Liebe Grüße
    Luisa | http://sparklyinspiration.com

  2. November 21, 2016 / 10:13 pm

    Dieser GTD Kurs hört sich tatsächlich sehr spannend an!

  3. November 22, 2016 / 8:34 am

    Sehr toller Beitrag, danke für die Tipps, das Buch GTD ist während ich hier deinen Beitrag gelesen habe in meinem Amazon-Einkaufswagen gelandet. Mega.

    xo Elina

  4. November 22, 2016 / 9:01 am

    Was für ein toller Post, gerade jetzt wo ich auf die ersten Prüfungen zusteuere, kann ich den wirklich gebrauchen!
    Liebe Grüße
    Eva

    http://www.eva-jasmin.de

  5. November 23, 2016 / 4:16 am

    Ein toller Beitrag mit super Tipps. Mir geht es auch so, dass ich immer alles aufeinmal am liebsten machen möchte. Ich sollte mir mal deine Buchempfehlung zulegen. Danke für den Tipp, XO Julia http://fashionblonde.de

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