MoMo #70 – How to handle e-mail overload

How to handle e-mail overload Want Get Repeat Blog Motivation Monday

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I guess most of us are going back to the office today – which means Christmas Holidays are officially over and the Motivation Monday is back in the game! Today’s topic is something that used to scare me even more than getting up early again – an overflowing mailbox. Which is why today I’m sharing my best tips on how to tame your mailbox and handle e-mail overload!

1. Don’t panic

I know, a full mailbox can be overwhelming and it feels like the mails are screaming at you – literally. Still, the key to taming your mailbox is to keep calm. Always keep in mind that the mails are only virtual and you are the one creating stress for yourself. Try getting into a comfy position, having a quiet environment and a hot beverage of your choice to create a peaceful atmosphere.

2. Never just read your mails

I used to first just rush through my mails once before I took any action points from them – which basically lead to reading every e-mail two to three times. The better solution is to let actions follow after every e-mail you’ve read. If the e-mail is just an information or newsletter I directly move it to a ‘Read later’ or ‘Reference’ folder. If there’s an activity arising from the mail which I can finish in less than two minutes – I handle it right away. If the e-mail demands some more work, I put it on a list. If I have to discuss the mail’s content with a colleague or supervisor – I put it on my list of things to discuss. That might sound sort of control freak like but is the best structure I’ve had so far. By the way, this is a strategy I’ve incorporated from GTD – you can read about my experiences with this tool here.

3. Inbox (almost) zero

Something that reduces stress and helps me to focus on what’s important is an (almost) empty inbox. Simply looking at a mailbox with no e-mails in it feels like a great relief. The strategy from point 2 – basically sorting the e-mails out into different folders or (to do) lists – will help you to arrive at an empty inbox, but should it really contain no mails at all? There might be different opinions on that topic but what I’ve found out for myself is that an ALMOST empty mailbox works best for me. If I know that I will need the information from an e-mail in very near future (today) I leave it in my inbox to not waste time looking for it in another folder. However, once the issue is solved, I will remove the mail from my inbox.

4. Fixed e-mail times

Electronic communication is both a blessing and a curse. And those nasty e-mails can disturb your concentration just so quickly by knocking at your door. The solution is to set up fixed times when you read and answer e-mails and stick to them. Ideally, use the times when your creativity is low anyways – like after lunch or when you have a low productivity phase and can’t tackle more purposeful work.

5. Write smarter or not at all

As it’s just so easy to get lost in e-mail ping pong, there are two simple rules to follow. First, if you have the chance to communicate personally or per phone – use it! Switching from electronic to real life communication usually saves a lot of time and avoids misunderstandings. If you absolutely have to communicate via mail, don’t just shoot thoughtless messages. Read over your texts, never write e-mails when you’re angry and in case of a very crucial e-mail try waiting some minutes before sending it out as you might come up with better formulations or realize that you missed out on crucial arguments.

Wishing you all a great beginning of a new week and new working year! XX Jecky

De

Wahrscheinlich werden die meisten von uns heute wieder ins Büro zurückgekehrt sein – und das bedeutet, der Weihnachtsurlaub ist leider vorbei. Dafür melde ich mich mit meinem Motivation Monday zurück, heute zu einem Thema, das mir manchmal noch mehr Angst macht, als das frühe Aufstehen für die Arbeit – ein überlaufendes E-Mail Postfach. Deswegen gebe ich euch heute die besten Tipps zum Zähmen eurer Inbox und wie ihr nicht im E-Mail Chaos untergeht.

1. Nicht in Panik ausbrechen

Ich weiß, dass ein volles Postfach leicht überfordern kann und es sich anfühlt, als schrien einen die überfälligen Mails förmlich an, bearbeitet zu werden. Aber glaubt mir, der Schlüssel liegt in der Ruhe. Macht euch bewusst, dass E-Mails nur virtuell sind und der mit Ihnen verbundene Stress bei euch im Kopf entsteht. Es hilft, eine bequeme Position einzunehmen, eine ruhige Umgebung um sich herum zu schaffen und sich mit einem Heißgetränk eurer Wahl eine entspannte Atmosphäre zu gestalten.

2. Lest eure Mails nicht nur

Früher bin ich meine Emails zunächst durchgegangen bevor ich irgendetwas unternommen habe – was dazu geführt hat, dass ich jede Mail mehrere Male gelesen habe. Geschickter ist es, nach jeder gelesenen Mail die Bearbeitung zu beginnen. Wenn es sich lediglich um eine Informationsmail oder einen Newsletter handelt, schiebe ich Sie in den „Später Lesen“ oder „Referenz“ Ordner.  Wenn aus der Email eine Tätigkeit hervorgeht, die in unter zwei Minuten erledigt werden kann, dann mache ich dies sofort. Wenn die Mail einen größeren Arbeitsaufwand mit sich bringt, dann verschiebe ich Sie auf die entsprechende Liste. Wenn der Mailinhalt mit Kollegen oder Vorgesetzten besprochen werden muss, kommt sie auf die Liste zu besprechender Themen. Das klingt vielleicht etwas nach Control Freak, ist aber die beste Struktur, die ich jemals hatte. Die Strategie stammt übrigens von GTD, worüber ihr hier mehr erfahren könnt.

3. Inbox leer (beinahe)

Eine leere Inbox wirkt sich stark stressreduzierend aus und verschafft einem somit mehr Konzentration für Anderes. Alleine schon der Anblick einer leeren Mailbox ist erleichternd. Die Strategie aus Punkt 2 – eure Emails in unterschiedliche Ordner oder Listen einzuteilen, hilft schon mal deutlich dabei, dies zu erreichen. Was genau eine leere Inbox bedeutet, muss jeder für sich selbst entscheiden. Bei mir funktioniert es mittlerweile am Besten, wenn ich die Emails, aus denen ich noch Informationen im Laufe des Tages benötigen werde, im Posteingang lasse und erst nach Bearbeitung aus dem Eingang verschiebe. Am Ende des Tages ist das Postfach jedoch immer leer, das ist dabei ganz wichtig!

4. Feste Zeiten zur Mailbearbeitung

Elektronische Kommunikation ist gleichzeitig ein Segen und ein Fluch. Diese jederzeit eintrudelnden E-Mails reißen einen manchmal völlig aus der Aufgabe, an der man gerade konzentriert gearbeitet hat. Deshalb ist meine Lösung: Feste Zeiten zur E-Mail Bearbeitung für sich selbst festlegen und daran auch halten. Im Idealfall kann man so die Phasen geringerer Kreativität überbrücken, wie zum Beispiel nach dem Essen oder wenn die eigene Produktivität gerade auf einem niedrigen Niveau steht.

5. Wie man E-Mails schreiben sollte – durchdacht oder gar nicht

Weil es so leicht passiert, dass man sich in einem E-Mail Ping Pong mit Kollegen oder Kunden wiederfindet, sollte man zwei einfachen Regeln folgen: Erstens, wenn möglich dann wähle die persönliche Kommunikation oder das Telefon. Dies kann sehr viel Zeit sparen und Missverständnissen vorbeugen. Wenn es unbedingt sein muss, per E-Mail zu kommunizieren, dann schreib keine unüberlegten, undurchdachten Nachrichten. Lies deinen Text noch einmal vor dem Absenden und schreib keine E-Mail, wenn Du verärgert bist. Bei besonders wichtigen Mails warte vor dem Absenden ein paar Minuten und schaue, ob Dir noch bessere Formulierungen einfallen oder Dir auffällt, ob Du etwas Wichtiges vergessen hast.

Ich wünsche euch allen einen tollen Wochenanfang und einen guten Start in das neue Arbeitsjahr! XX Jecky

 

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9 Comments

  1. January 9, 2017 / 10:32 am

    Das sind wirklich super Tipps um nicht in Stress zu verfallen ! 🙂
    Ich wünsche dir noch einen schönen Montag.
    Allerliebste Grüße
    Marie

    http://www.whatiwearinlondon.com

  2. January 9, 2017 / 4:25 pm

    Ich kann dir nur zustimmen, Ordnerstrukturen erleichtern mir die Arbeit mit Mails auch absolut!
    Wenn man täglich Mails organisiert und beantwortet, dann läuft das Ganze auch wirklich viel strukturierter ab. Wenn ich hingegen mal ein paar Tage nicht eingelogt war, muss ich mich an deinen ersten Tipp erinnern, da fällt einem manchmal schon die Decke auf den Kopf!

    Liebe Grüße,
    Julia von http://www.juliary.de

  3. January 9, 2017 / 10:42 pm

    Ein sehr gelungener Post, meine Liebe! 🙂
    Ich hatte heute Morgen auch mit einer Flut an E-Mails zu kämpfen. Nach zwei Wochen Arbeitsabstinenz (Uuuuurlaub!!) warteten über 200 Mails auf mich. 🙂
    Das meiste wanderte direkt in den Müll – wir haben schließlich das Jahr 2017; da sind Mails aus dem Vorjahr verjährt, oder? 😛

    Allerliebste Grüße,
    Susa

    http://www.MISSSUZIELOVES.de

  4. January 10, 2017 / 9:14 am

    Super Tipps um das Email Chaos zu bewältigen! Vielen Dank! 🙂

  5. January 10, 2017 / 8:10 pm

    This is super helpful, thank you for the tips! I came back to an insanely full mailbox and it’s stressing me out!

    xx,
    Savannah
    http://thesavvier.com

  6. January 13, 2017 / 6:50 pm

    Super schöner und hilfreicher Post!

  7. January 14, 2017 / 11:41 pm

    So helpful!!! This just made me relax, thanks 🙂
    Writingclaud.com

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